設計事務所に連絡を取り、初めての打ち合わせが決まりました。ドキドキしますよね？
何を用意すればいいのか、設計事務所よりザックリ伝えられると思いますが、より効率よく進行するようにポイントを解説していきたいと思います。
打ち合わせ場所はどこ？
打ち合わせ場所についてですが、基本的には設計事務所の担当者より指定されると思います。
主な打ち合わせ場所は設計事務所の会社内、オフィスビルに事務所を構えている設計事務所ですと1階のカフェなどが打ち合わせ場所になることも多いようです。
個人設計事務所や、共同でアパートやマンションの1室を借りている個人設計事務所などは、有駐車場や駅からの便がいいファミレスや、商談スペースが取れる机が大きめのカフェで行うことが多いと思います。
個人的には閉鎖された事務所内で打ち合わせをするよりも、外で打ち合わせをするほうが好みではあります。設計事務所内で働く方々の目や、人の出入りが気になる、次の打ち合わせスペース使用の方がきてしまって途中で退出などなく、時間を気にせずに開放的な雰囲気のほうが良い打合せができると思うからです。
打ち合わせの時間は都合に合わせてくれるの？
出店、開業される方々の多くは勤務しながら、隙間時間や時間を作って打ち合わせをしていくことになると思いますので、基本的に日勤の時間方が起きていないような時間でない限りは合わせていただけると思います。
良いか悪いかは置いておいて、設計事務所に勤められている方々の多くは、朝は8時前から現場サイドから電話が鳴り響き、夜はお施主様が勤めているお店の営業終了されてから打ち合わせにと、日夜関係なく働いている方が多いです。
まだ、物件が決まっていないけど相談にのってくれるの？
早め早めで動いて悪いことは何もありませんので、どんどんアポを取って打ち合わせを進めていくべきだと思います。設計事務所から不動産屋さんを紹介いただけたり、「その業態でしたら、こういう物件が良いです」など、良い情報もたくさん仕入れられるでしょう。その間に気の知れた担当者様を見つけ、信頼関係を築いていくことをお勧めします。
打合せには何を持って行けばいいの？
お施主様が初めましてと言うことは設計事務所の方も初めましてになるわけですので
- ご自身が何をされている方で何の業態でのお店の出店を考えているのか分かるような情報
- 簡単な経歴書などあると理解しやすいので話がスムーズです
- 物件か決まっているならば現場の物件情報（物件候補がいくつかある場合も同様）
- 物件が決まっている場合簡単なイメージの配置手書き（不動産屋さまより平面の図面頂けていると思うのでコピーして頂き、手書きで構いません）
- 全く何も決まっていない場合は候補地などの目安
- ザックリ希望ベースでも構わないので、いつ頃オープンしたいと言う目途
- 事業計画書などを作成されている場合は事業計画書（こちらがあると席数や、お店の大きさが見当つくので話がスムーズです）
- 気になっているお店の写真、家具などの情報、この写真のここが気に入っている、このお店の床だけが好きなど、何でも良いのでたくさん素材を持ってきてください。
- 使いたい機材などの情報（美容であれば「このシャンプー台が使いたい」飲食店であれば「ここの船底シンクは譲れない」カフェであれば「コーヒーマシーンはこれ一択」などあると思います）
以上の情報を用意していただければ充分すぎるほど充分です。
恐らく、2,3時間の打ち合わせになるかと思いますが、緊張もあり、お互い初対面なので、設計事務所からは「何とか思っているイメージを引き出そう」となりますし、お施主様からは「どうやってイメージを伝えればうまく伝わるだろうか？」と探り探りの打ち合わせになりますので、どっ！と疲れると思います。
どんな服を着ていけばいいの？
服装に関してはお店に入る、設計事務所に入る、という一般論でいきますと、あまり着くずし過ぎない程度の自然体で大丈夫だと思います。あまりにも正装すぎると設計担当者も緊張してしまい、うまくお施主様の思いが引き出せないような気がします。先にも言いましたが設計者もお施主様とお会いするのは初めてになり、少なからず緊張していますので。
初めての打ち合わせで聞かれることは？
打合せには何を持って行けばいいの？と重複する項目がありますが、
- 物件選定の有無（物件が決まっているか、物件の候補はあるかなど）
- 何の業態での新店開業を希望されているのか
- 希望オープンスケジュール
- 好みの内装雰囲気（この仕上げだけは譲れない！などあると尚良いです）
- 使いたい器具などの有無
初めての打ち合わせで決まることは？
・物件が決まっていない場合
まずどんな物件の探していけばいいのか物件探しの提案、設計事務所により、不動産屋様などのご紹介もあるかも知れません。
ザックリとしたスケジュール感なども教えていただけるかもしれません。
また「初回の打ち合わせが終わって、何も連絡しないで3ヶ月経ってしまったけど覚えていてくれているかな？」何てことにならないように、物件が決まっていようが決まっていまいが大丈夫ですので、次回の打ち合わせ日なども2週間後、1ケ月後などでも長めのスパンで決めておくことをお勧めします。
・物件が決まっている場合
まず全体のスケジュール感がぼんやり分かってくると思います。それに則り打ち合わせを進めていきましょう。親切な設計事務所ですと、ここでオープンしたいとなると、これはここまでに決めてもらってと大体のリミットを教えてくれると思います。
設計者は今回の打ち合わせと情報を基に次の打ち合わせまでに平面図の作製に取り掛かり、3DCGが得意な設計事務所は3Dイメージパースを作成するかもしれません。
その際に参考になるのが気に入っているお店の写真の素材感や使いたい機材の情報になります。
この情報の有無で大きく時間短縮につながってきますので必要な限り情報を提出することをお勧めします。
また、次回に持ってきていただきたい機器の情報なども伝えられると思いますので、スケジュール管理をして収集していくようにしてください。
初めての打ち合わせからオープンまでってどのくらい時間がかかるの？
物件取得や、融資の有無、土日祝日、設計事務所の繁忙感など入れずに0工程で、初回の打ち合わせから90日くらいはかかると思ったほうが良いと思います。月にして3ヶ月くらいです。
タイム感としては以下の画像を参考にして見てくださいませ。
初回の打ち合わせから図面関係が具体的に決まってくるまで最低でも1ヶ月かかると思ってください。
平面図など作成していただきつつ仕上げの選定も進んでいきますが、ここを設計者に任せきりにしたり、端折るとあまりいい結果にならないので、分からないものは分からない、好みでないものは好みでない、と充分に時間をかけて納得いくまで打ち合わせたほうが良いと思います。
図面が決定してきましたら、見積もりに移り、工事契約と進んでいきます。
内装工事の工事期間も1ヶ月から1ヶ月半程度はかかってくると思っていただければ間違いないです。
工事が終わり、お引渡が済み、ここから準備期間になります。
早くオープンさせたい気持ちはわかりますが、お施主様と来店してくださるお客様と長く付き合っていくお店なので焦る気持ちを抑えて、オープン戦略、SNSの運用、広告の選定などしっかり行います。
設計事務所によってはオープン戦略、SNS運用など協力していただける事務所も多くなってきた印象ですので問い合わせてみるのも手だと思います。
まとめ
初めての打ち合わせでは、希望物件、オープン希望、イメージなど明確に伝えることが大切、絵が苦手でも不器用でも全然恥ずかしくないので、要望をしっかり伝えましょう。
スケジュール感をつかんだら、2回目の打ち合わせに向けて、情報を集めるようにしましょう。
